SUBTOTALES

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Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales.  Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna cargo. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.

Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y  la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.

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FILTRAR DATOS

 FILTRAR DATOS

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1. Seleccione los datos que desea filtrar. Para obtener los mejores resultados, las columnas deben tener encabezados.
2. Haga clic en Datos > Filtro.

Haga clic en la flecha  del encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Filtros de texto o Filtros de números.
Haga clic en uno de los operadores de comparación. Por ejemplo, para mostrar números dentro de un límite inferior o superior, seleccione Entre.

1. En el Auto filtro personalizado cuadro, escriba o seleccione los criterios para filtrar datos. Por ejemplo, para mostrar todos los números entre 1000 y 7.000, en el cuadro es mayor o igual a, escriba 1000 y en la es menor o igual a, escriba 7000.

Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro.

ORDENAR DATOS

ORDENAR DATOS

Seleccionar los datos que desea ordenar   

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar las filas o las columnas.

• Ordenación rápida   
• Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
• En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en  para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

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GRÁFICOS EXL

GRÁFICOS EN EXCEL

ARCHIVO

Se elige entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

GRÁFICOS OPCIONES DE DISEÑO

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

• Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
• En la ficha Diseño en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

GRÁFICOS AGREGAR Y QUITAR SERIES DE DATOS

GRÁFICOS AGREGAR Y QUITAR SERIES DE DATOS

Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

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Gráficos xcl

Gráficos Básicos 

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. Después, solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar.

GRÁFICOS

Tipos de gráficos más utilizados

Estos gráficos  de Excel nos ayuda a enfastiar porcentajes de diferentes actividades:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

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Auditoria de fórmulas Excel

La barrita mágica que mucha gente desconoce. Herramienta para auditar formulas en Excel. La dispone de una herramienta sencilla y muy útil que nos permite testear fórmulas y rastrear errores. Si queremos trabajar correctamente con hojas de cálculo grandes se convierte en una herramienta indispensable para cualquier modelista. El primer paso que debemos realizar es activar la barra de Auditoria de fórmulas para ello debemos ir a: Menú superior ir a "Ver" En el menú desplegable ir a "Herramientas" Activar en la lista desplegable "Auditoria de fórmulas" Siguiendo estos pasos, tenemos ya activada la barra de Auditoria de fórmulas como la que nos muestra la imagen superior. La barra de herramientas de auditoria dispone de diversas funcionalidades muy interesantes. Por un lado nos permite : Testear una fórmula concreta paso a paso. Excelente para calcular fórmulas anidadas paso a paso viendo en todo momento la construcción de la fórmula que analizamos. Permite rastrear celdas dependientes y precedentes de una fórmula concreta. Nos muestra unas flechas que nos indica las fórmulas o celdas que van vinculadas a la celda que estamos analizando. Esta funcionalidad es muy útil cuando una fórmula concreta nos devuelve un error y queremos investigar el motivo. Igualmente es muy interesante cuando nos enfrentamos a un modelo que no hemos desarrollado nosotros mismos y queremos conocer los mecanismos y funcionamiento del mismo.

BUSCAR H

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

• Valor buscado: El valor que estamos buscando.
• Matriz buscar en: El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
• Indicador filas: El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
• Ordenado: El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

BUSCARV

 La función BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:

• Valor_buscado: Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar: El segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos.
• Indicador_columna: El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.
• Ordenado: Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.